Les démarches administratives à effectuer dépendent de votre secteur activité. Notez aussi que ces formalités peuvent toujours s'adapter à l'évolution de votre activité dans le temps. C'est le cas entre autres du changement de statuts juridiques de l'entreprise, ou encore du changement de domiciliation.
Les démarches administratives pour créer une entreprise
La première des formalités juridiques, c'est l'ouverture d'un compte bancaire où vous déposerez tout ou partie du capital social que vous aurez validé lors de la création de la société. Sachez que vous avez 5 ans pour libérer le capital. En admettant que vous partez sur un capital de 10.000 euros, il n'est pas obligatoire de déposer l'intégralité de la somme. Mais en tout état de cause, il faut ouvrir un compte professionnel.
Ensuite vient la rédaction des statuts (sas, EURL, SA, etc.), notamment pour légiférer sur les mandataires sociaux, sur le fonctionnement de la société en termes de gérance… Une fois que c'est fait, il vous faut faire une annonce légale puis vous immatriculer auprès d'un CFE (centre de formalités des entreprises). Celui-ci fonctionne comme un guichet unique dont le travail est de collecter les informations et de les diffuser aux différents organismes concernés par votre secteur d'activité.
Vous allez ensuite compléter les imprimés administratifs MO et TNS pour les sociétés. Bien évidemment une copie de votre carte d'identité et un justificatif de domicile feront aussi partie de votre dossier. Pour les activités réglementées (expert-comptable, assureur…), le dossier doit inclure une attestation de diplôme, sans oublier l'acte de nomination du ou des gérants.
Une fois que c'est fait, vous vous rapprochez de la CCI (Chambre du commerce et de l'industrie) ou bien de la CMA (Chambre des métiers de l'artisanat) si vous êtes artisan. Vous obtiendrez alors le KBIS qui contient toutes les informations relatives aux statuts et/ou à la création de l'entreprise ainsi que la date de démarrage de votre activité. Si vous n'avez aucun contrat en cours, vous pouvez déjà démarrer votre activité mais en précisant que vous êtes en cours d'immatriculation. Vous pouvez ainsi gagner 1 ou 2 mois d'immatriculation, le temps de vous mettre à la prospection commerciale.
Validation d'immatriculation
Il appartient au Greffe de valider votre immatriculation. C'est à cette phase que votre société, en tant que personne morale, rentre dans des obligations. Voilà pourquoi il est important de réaliser des bénéfices en cours d'immatriculation, à moins que vous ne disposiez déjà d'un fonds de roulement pour démarrer. Les obligations en questions sont liées aux assurances. La RC Pro couvre les dommages causés à autrui. Le coût sur l'année est entre 300 et 500 euros. Les artisans, eux, doivent souscrire une assurance décennale (assurance construction) sous peine de prison.
La protection juridique est une assurance quasi obligatoire. La forme simple vous permet d'accéder à une hotline, avec des juristes qui répondent à vos questions. Cela vous coûte en moyenne 15 euros par mois. La protection juridique étendue vous couvre sur de nombreux litiges éventuels, notamment des litiges commerciaux (avec vos fournisseurs, vos clients, vos salariés, le fisc…)
Bien évidemment, si vous prenez des salariés dès le départ, vous avez aussi l'obligation de leur fournir une mutuelle santé. La souscription d'un contrat de groupe est obligatoire. Autre obligation, l'inscription à la médecine du travail est un passage obligé pour les salariés.
La domiciliation
Vous devez vérifier un certain nombre de points avant de vérifier votre société de domiciliation commerciale. Premièrement, la société de domiciliation doit être propriétaire de ses locaux. Ce n'est pas une obligation locale, mais c'est plus pratique que quand l'entreprise en question est locataire. En effet, en cas de transfert de la société de domiciliation, votre entreprise sera aussi contrainte de changer de siège social. Cela occasionnera des frais supplémentaires, comme les des frais de Greffe pour l'annonce légale.
Par ailleurs, le centre de domiciliation doit avoir un numéro d'agrément sans lequel elle ne peut exercer son métier. Assurez-vous aussi que la société a un contrat d'assurance responsabilité civile. Privilégiez une société de domiciliation qui n'a pas de rapports litigieux avec le Centre des impôts, l'Urssaf et le Greffe du Tribunal de commerce. Sachez que les sociétés de domiciliation commerciale sont obligées, chaque trimestre et chaque année, de donner la liste de ses clients.
Avant d'ouvrir une boite postale, sachez qu'il est aussi important d'analyser l'image de l'emplacement du centre de domiciliation. Pour bien comprendre l'importance de l'adresse de domiciliation, prenons le cas du 8ème arrondissement de Paris où la domiciliation d'entreprise est l'une des principales activités des nombreuses sociétés qui y sont implantées. Dans cette zone, le Centre des impôts effectue beaucoup de contrôles fiscaux, ce qui ne serait pas très valorisant aux yeux de vos clients et partenaires. Bien sûr, une solution pratique consiste aussi à opter pour la domiciliation téléphonique. Vous n'aurez pas à vous arracher les cheveux pour trouver la bonne adresse à partir du moment où l'accueil téléphonique est externalisé.