L'externalisation (outsourcing) est un processus qui permet à une entreprise de sous-traiter certaines parties de ses activités. Il s'agit plus précisément de recourir à un prestataire externe, pour effectuer des tâches relevant de la société. L'externalisation de la gestion de paie consiste alors à confier les activités de paiement à des prestataires tiers. Mais est-ce avantageux ?
Les caractéristiques de l’externalisation de paie
Il y a de nombreuses activités ou processus pouvant faire l'objet de sous-traitance. Les principales sont : les ressources humaines, la gestion de la paie, ou encore le recrutement. Quand une société souhaite externaliser les tâches liées à la gestion de la paie, elle doit faciliter notamment le transfert de capacité vers le prestataire tiers choisi. Ceci est notamment essentiel pour faciliter le travail du prestataire concerné. Les entreprises qui font appel à l'outsourcing veulent en général, procéder à une rapide optimisation de leurs activités. Par ailleurs, la gestion de paie externalisée aide beaucoup une société à avoir de meilleur résultat dans le domaine choisi. Externaliser la paie s’avère être une bonne idée pour gagner du temps, et surtout pour s'épargner les longues procédures habituelles.
Externalisation de gestion de paie : quels avantages ?
Externaliser la paie, c’est supprimer des coûts en rapport à l’organisation du logiciel de paie, sa maintenance ainsi que les coûts liés à la main d'œuvre. L'externalisation de la paie permet également à une entreprise de réduire les risques, avec une législation en évolution. Recourir à un cabinet d'expertise permet notamment aux entreprises de bénéficier d'une bonne assistance, et d'un meilleur accompagnement au niveau juridique. Cette technique leur évite les impacts négatifs engendrés par l'omission de l’organisation d'une classification nouvelle, d'une certaine prime de convention ou des régimes de prévoyance. Il en est ainsi par exemple du respect des obligations déclarées aux divers organismes, ou encore la mise en sécurité du processus de gestion de la paie. L’autre grand avantage est de favoriser la collaboration entre l'entreprise et les cabinets d'expertises. Parfois, les clients possèdent des accès qui leur permettent de se connecter quand ils le veulent, pour consulter tous les documents qui sont à leur disposition. Cette accessibilité peut être modulée selon les besoins de chaque partie (ressources humaines, comptabilité, contrôle de gestion…), mais toujours en veillant au respect de la confidentialité.
Externaliser la paie : les autres intérêts
La gestion de la paie est une activité difficile et qui prend beaucoup de temps. Au cas où vous n’avez aucune spécialité, cette charge doit souvent revenir aux services externalisés des Ressources Humaines. Cependant, si cette fonction n'est pas bien maitrisée, elle risque d'engendrer des erreurs pouvant impacter sur les activités de votre entreprise. De ce fait, l'externalisation permet de gagner en efficacité, mais aussi de faire des économies considérables.
Avec cette technique, vous n’aurez plus à vous soucier des diverses évolutions juridiques ou réglementaires, et vous serez toujours certain de rester conforme face à la loi. La compétence juridique est le point fort des entreprises de gestion de paie externalisée, et cela peut vous permettre d’éviter des litiges avec les collaborateurs. Par ailleurs, vous n’aurez pas à vous occuper des interfaces difficiles à comprendre sur les logiciels de paie, car certaines entreprises externes offrent des interfaces plus simplifiées. Il vous faut juste entrer les données et vous aurez alors un accès direct aux bulletins et aux documents utiles au fonctionnement. Aussi, certains professionnels de ce domaine proposent un suivi personnalisé sur la gestion fiche de paie, ainsi qu'un interlocuteur expert qui peut répondre à toutes vos questions à tout moment. Faites donc confiance à un cabinet de confiance, et surtout de bonne réputation pour gérer vos activités. Ceci vous permettra d'optimiser votre stratégie de gestion.